Online-Anmeldung zu Veranstaltungen in Kirchengemeinden

Für Kirchengemeinden erfordern Situationen wie eine Pandemie außergewöhnliches Handeln.

Zahlreiche Veranstaltungen müssen abgesagt und wenn möglich verschoben werden. Bislang können beispielsweise Gottesdienste mit strengen Auflagen stattfinden, allerdings muss jede/r Teilnehmer/in mit vollständiger Anschrift und Telefonnummer in Listen notiert und für den Fall einer Infektion diese den Gesundheitsämtern zur Verfügung gestellt werden. In den Kirchen dürfen sich nur eine bestimmte Anzahl an Personen zu Gottesdiensten einfinden. Damit es zu Beginn nicht zu langen Warteschlangen kommt, ist eine Anmeldung vorab notwendig. Das alles bedeutet einen hohen Verwaltungsaufwand, der zusätzlich von den Hauptamtlichen aber auch von Ehrenamtlichen geleistet werden muss.

 

Eine Möglichkeit ist das Auslegen von Anmeldelisten in der Kirche oder die telefonische Anmeldung im Pfarrbüro. Dabei bedeutet ersteres ein Problem beispielsweise beim Datenschutz, da jede/r einsehen kann, wer sich bereits eingetragen hat. Die telefonische Anmeldung ist abhängig von den Öffnungszeiten und der Anzahl der Mitarbeiter/innen im Pfarrbüro. Immer verfügbar ist hingegen eine Online-Anmeldung, wie bei unserer Softwarelösung KirPort. Alle, die sich anmelden möchten, können dies selbst von zu Hause über das Internet erledigen, egal ob am PC, Tablet oder Smartphone. Alternativ können auch Angehörige diese schnell erledigte Aufgabe übernehmen. Wenn dennoch die Anmeldung per Telefon geschieht, können die Hauptamtlichen ebenfalls Teilnehmer direkt online erfassen. Somit ist jederzeit der aktuelle Stand der Anmeldungen sichtbar. Nach Ende der individuell definierten Anmeldefrist wird die in alphabetischer Reihenfolge erstellte Teilnehmer/innen-Liste automatisiert an die Verantwortliche/n gesendet, damit sie ausgedruckt werden kann. Vor Beginn eines Gottesdienstes ist dann nur noch ein Abhaken der Anwesenden nötig und bei freien Plätzen können in den noch dafür vorgesehenen Feldern weitere Teilnehmer/innen eingetragen werden.

 

Selbstverständlich ist diese Art der Anmeldung nicht auf Gottesdienste allein begrenzt, denkbar sind alle möglichen Arten von Veranstaltungen. Für die Zeit nach der Pandemie, in der wieder Veranstaltungen wie beispielsweise der allmonatliche gemeinsame Mittagstisch möglich sein werden, ist eine Online-Anmeldung eine gute Lösung. Hier ist nämlich wichtig, vorab bereits die genaue Teilnehmeranzahl zu wissen, da es ansonsten schwierig ist, die passende Menge an Mahlzeiten zuzubereiten. Außerdem kann auch hier die Anmeldung bequem von zu Hause erledigt werden und es ist schnell ersichtlich, ob es noch freie Plätze gibt. 
Auch für Veranstaltungen, bei denen es aus Platzgründen eine Obergrenze bei der Teilnehmerzahl gibt, wie Vorträge oder auch das Jugendzeltlager, ist eine Online-Anmeldung von Vorteil.