Benötige ich eine digitale Stundenerfassung?

Die Stundenerfassung dient in erster Linie zur Dokumentation der Arbeitszeit von Arbeitnehmern. Dabei gibt es zwischen Unternehmen große Unterschiede in der Erfassung. Setzen die einen noch auf analoge Stundenzettel, die der Arbeitnehmer nach bestem Wissen und Gewissen ausfüllt, wird in anderen Unternehmen die Arbeitszeit bereits digital erfasst. Die digitale Erfassung geschieht bspw. über Chipkarten, Transponder oder über die Eingabe einer Mitarbeiter-Nummer an einem Terminal, das häufig am Eingang des Unternehmens platziert wird.

Doch wie sollen die Mitarbeiter im Homeoffice ihre Stunden erfassen? Die Lösung kann hier eine App sein. Durch eine Synchronisierung zwischen der App und dem Firmenserver müssen keine Daten manuell nachgetragen werden.

 

Gerade bei großen Unternehmen ist es schwierig den Überblick über alle Mitarbeiter zu behalten. Hier hilft eine digitale Stundenerfassung sehr, denn mit wenigen Klicks ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter “eingestempelt” ist und wer fehlt. Das hört sich natürlich stark nach Kontrolle an und sicherlich wird die Stundenerfassung in bestimmten Fällen auch genutzt, um Auswertungen über Pünktlichkeit der Mitarbeiter oder Fehltage zu fahren. Auf der anderen Seite haben Mitarbeiter direkt die Möglichkeit auf Unstimmigkeiten hinzuweisen. Wenn ein Mitarbeiter bspw. jede Woche mehrere Überstunden aufbauen muss, da das Arbeitspensum zu hoch ist, kann diese Auswertung dabei helfen, schneller zu erkennen, dass mehr Personal nötig ist. Neben den Arbeitsstunden können auch andere Typen wie z.B. Schlechtwetter und Urlaub erfasst werden. Die monatliche Auswertung zeigt dann genau diese ggf. unterschiedlich zu vergütenden Zeiten. Außerdem ist die Urlaubsplanung für das ganze Jahr übersichtlich möglich, damit können z.B. Überschneidungen in einzelnen Abteilungen vermieden werden.

Die einfachste Form der Stundenerfassung ist die, in der lediglich die Arbeitszeiten mit Pausen dokumentiert werden. Für diejenigen, die projektbezogen arbeiten, wäre es sinnvoll, am Ende des Tages bzw. spätestens am Ende des Projektes sehen zu können, wie viele Stunden benötigt wurden. Die Grafik (rechts) zeigt beispielhaft eine Auflistung aller Projekte in unserer App “HCMS-Zeit”. Das “Einstempeln” geschieht über einen Fingertipp auf einen der Projekteinträge. Tippt man auf einen anderen Eintrag wird der bestehende Stundeneintrag abgeschlossen und die Startzeit für das neue Projekt dokumentiert.

Anwendungsbeispiele gibt es viele: Handwerker können sich auf den einzelnen Baustellen “ein-/ausstempeln”, Architekten behalten den Überblick über Ihre Projekte, aber auch im Bereich der Softwareentwicklung ist diese Vorgehensweise wichtig. Wir selbst behalten ebenfalls die Arbeitsstunden zu unseren Projekten hierüber im Blick.

Dank einer projektbezogenen Stundenerfassung, behält man nicht nur den Überblick über die angefallene Arbeitszeit, sondern kann diese auch für die Nachkalkulation nutzen. Egal ob im Bereich Handwerk, Softwareentwicklung, Agenturarbeiten etc. möchte man gerne wissen, ob sich der Angebotspreis durch die Vorkalkulation mit dem Endpreis und der Nachkalkulation deckt. Gibt es hier gravierende Abweichungen, sollte überprüft werden, woran es gelegen hat. Ist der Angebotspreis deutlich zu gering gewesen, muss dieser für neue Projekte angepasst werden. Und auch bei dem neuen Projekt sollten die Stunden im Auge gehalten und eine Nachkalkulation vorgenommen werden.